Planejamento da venda
Para o sucesso na venda de um projeto de evento é importante ter um bom planejamento, que deve incluir três fases: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataque.
TREINAMENTO
Costumeiramente, o vendedor de um projeto de eventos, assim que obtém a lista de possíveis investidores, parte logo para a negociação. É comum também que ele desconheça aspectos fundamentais do mercado em que atua e do projeto que vai propor, além de não ter experiência como comprador, para entender a posição deste na hora da compra. Nas três situações se faz necessário que o vendedor se prepare adequadamente antes de concretizar a venda.
Experiência na aquisição de patrocínio
Quem nunca patrocinou eventos dificilmente terá sucesso na venda de um deles. É comum ver no mercado vendedores que acreditam tão fielmente na idéia do evento que se esquecem de pesquisar ou mesmo identificar os motivos pelos quais outros também apostariam nela. Essa falta de se colocar no lugar do comprador gera, na maioria dos casos, um desentendimento entre as partes.
Estudo do mercado de eventos
Conhecer o mercado de eventos é fundamental para entrar nesse ramo de negócio. Mas é também fundamental para quem se propõe apenas a vender um projeto. É preciso estudar e se atualizar constantemente sobre os números do setor, a concorrência, as formas habituais de comercialização e o processo de decisão. O entendimento aprofundado do processo de organização de um evento é necessário ao vendedor.
Estudo do projeto
Para vender bem um produto, é fundamental conhecê-lo, o que se aplica também para eventos. De nada adianta ao vendedor ter as melhores habilidades de negociação se não dominar o projeto, em todos os seus aspectos.
A obtenção de domínio total sobre o projeto do evento significa estudar e compreender os seus aspectos estratégicos e os operacionais.
ELABORAÇÃO DE MATERIAL DE APOIO
Uma vez estruturado o projeto do evento, o promotor deve proceder à elaboração de um documento que o apresente de forma profissional, abrangente, pormenorizada e, principalmente, convincente, servindo como base para iniciar a negociação com os possíveis patrocinadores.
O documento de apresentação do projeto de um evento pode ser elaborado em quatro formatos diferentes:
- impresso redigido em software próprio para texto;
- slides em PowerPoint ou outro software próprio para apresentações;
- folheto elaborado em papel especial e com impressão gráfica;
- revista própria para divulgação do evento.
A escolha entre um desses formatos dependerá dos objetivos estabelecidos para arrecadação de verba e do tipo de evento. Como regra feral, quanto mais alto for o valor total esperado de arrecadação, mas arrojada e sofisticada deve ser a apresentação.
O documento deve conter os seguintes itens:
- Apresentação institucional da empresa promotora
- Conceito do evento
- Dados que justificam o evento
- Público-alvo e perfil dos convidados
- Formato do evento
- Cotas de patrocínio, benefícios e valores
- Outras informações que fazem toda a diferença
Apresentação institucional da empresa promotora
Nesse item, devem ser apresentadas, em poucos parágrafos, a empresa e sua história. Caso seja recente, seus fundadores podem recorrer aos próprios históricos profissionais para justificar a abertura do negócio.
Por meio dessa breve apresentação institucional, a empresa deve demonstrar que está apta a executar o evento proposto de forma primorosa. Para tanto, o primeiro passo é evidenciar que tem experiência bem-sucedida com esse tipo de projeto.
Conceito do evento
Após apresentação da empresa e de sua história, é necessário definir o conceito principal do evento, definido quando da estruturação do projeto. Devem ser utilizados quatro parágrafos contendo:
- Tema central.
- Missão.
- Objetivo principal do evento.
- Objetivos secundários.
- Público-alvo.
Dados que justificam o evento
Os mesmos dados que serviram de apoio ao promotor do evento no processo de geração, seleção e teste de idéias podem ser apresentados aos patrocinadores para comprovar a relevância do evento e mostrar ter sido uma necessidade ou tendência forte de mercado que o despertou para realizá-lo.
Público-alvo e perfil dos convidados
Se no conceito do evento foi citado, de forma rápida e superficial, agora deve ser feita uma apresentação o mais pormenorizada possível do perfil e características em comum dos participantes.
No caso dos eventos corporativos, o promotor do evento pode fornecer uma lista de convidados ou mesmo dos já confirmados. Dessa lista devem constar os seguintes itens:
- Empresa: nome; segmento de atuação; porte e região-sede da matriz;
- Profissionais: nome; área da empresa; cargo e nível funcional e dados cadastrais;
- Outras informações, como resposta dada a determinada pesquisa e perfil de consumo, entre outros.
Caso não tenha uma lista definida dos convidados, o promotor pode apresentar uma lista provisória, mesmo que possa sofrer alterações.
Eventos dirigidos a pessoa física, deve-se apresentar, uma estimativa do número de público, o perfil, além da audiência prevista na mídia, o que representa o público total do evento.
Quando um evento é realizado pela segunda vez, ou após várias edições, é interessante que, na apresentação, sejam citados números, nomes de participantes importantes ou, números de audiência gerados pela edição anterior.
Formato do evento
É a partir desse momento o patrocinador, passar a ter uma visualização, mesmo que abstrata, do evento. A apresentação desse item deve ser feita de tal forma que o patrocinador se sinta “dentro do evento”. Devem constar as seguintes informações:
- Local: apresentar imagens do local, com fotos ou ilustrações, é uma forma interessante para garantir a sua melhor e mais completa visualização;
- Data: deve, assim como o local, estar impressa já na capa do documento;
- Atividades: devem ser descrias todas as ações previstas no evento, planejadas na formatação do projeto;
- Palestrantes: informações importantes como tema da palestra com tópicos do conteúdo, histórico do palestrante e o motivo pelo qual ele foi escolhido devem ser inclusas.
- Programa: o possível patrocinador deve ser capaz, ao término da leitura do documento, de identificar o que ocorrerá a cada instante, desde o início até o término do evento.
Cotas de patrocínio, benefícios e valores
O documento deve apresentar, de forma pormenorizada, o resultado do planejamento no que se refere às cotas, aos valores e aos benefícios. Devem constar da apresentação os seguintes itens relacionados às cotas de patrocínio:
1. Benefícios oferecidos: os benefícios devem ser descritos de forma clara e abrangente. É importante salientar que as informações devem ser realmente essenciais aos objetivos dos patrocinadores. É preferível poucos e efetivos benefícios a muitos, porém pouco representativos.
2. Número de cotas, valor de investimento e condições de pagamento: uma vez divulgados o valor, os níveis e o número de cotas do patrocínio, eles não mais podem sofrer alterações, sob nenhuma hipótese, até o final das negociações entre o promotor do evento e os possíveis patrocinadores.
3. Condições de pagamento: as condições de pagamento do valor de patrocínio mais comumente empregadas no setor de eventos são:
a. Parcelado, com reserva antecipada.
b. Pagamento à vista, com desconto.
c. Duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento.
d. Parcelado, conforme negociação dos prazos.
4. Construção de uma proposta única de valor: o melhor projeto é aquele desenvolvido especialmente para cada cliente, desde que com parâmetros predefinidos que limitem custos e garantam os objetivos do promotor do evento. Algumas das exigências desse tipo de proposta são:
a. Capacidade de ouvir.
b. Flexibilidade.
c. Criatividade.
d. Estrutura financeira.
e. Planejamento comercial.
Outras informações que fazem toda a diferença
Os itens anteriores apresentam informações necessárias para compor um documento completo de apresentação do projeto. Entretanto, outras informações podem fazer a diferença na negociação como:
- Participantes confirmados: à medida que o número de participantes cresce, ou que o perfil dos confirmados se aproxima mais das expectativas do patrocinador, aumentam as chances de ele optar pelo investimento. Importante ressaltar que está se tornando habitual patrocinadores exigirem a inclusão, em contrato, de cláusulas de garantia da presença de determinado público no evento.
- Patrocinadores confirmados: divulgar os patrocinadores que já fecharam acordo com a empresa promotora do evento pode ser bastante benéfico e às vezes até imprescindível para a negociação com outros, desde que se atendam a alguns cuidados:
a. Perfis semelhantes.
b. Empresas concorrentes.
c. Empresas parceiras.
Caso a empresa ainda não tenha fechado nenhum patrocínio, pode recorrer à divulgação dos nomes pretendidos e dos em fase de fechamento, ou ainda os patrocinadores de edições anteriores, desde que tenham ficado satisfeitos com sua participação.
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