Avaliação da Palestra

Foram distribuídas, durante a entrada para a mesa redonda, pesquisas de avaliação do evento a cada um dos componentes do público. Abaixo serão demonstrados os resultados.

Foto: Davi Almeida

1. Tema proposto para a Mesa Redonda:

34% - Ótimo
62% - Bom
3% - Regular

2. Desempenho dos Palestrantes

62% - Ótimo
34% - Bom
3% - Regular

3. Organização e Execução das Atividades

48% - Ótimo
52% - Bom

4. Local e Horário do Evento

52% - Ótimo
41% - Bom
7% - Regular

5. Como ficou sabendo do Evento?

13% - Cartaz
3% - Orkut
48% - Divulgação em sala
35% - Outros (alunos)

quarta-feira, 19 de novembro de 2008

Palestra: "Desafios da Hotelaria"

Foto: Davi Almeida


Eventualize, em parceria com a empresa Lucky Star, realiza seu primeiro evento no dia 10 de novembro de 2008.

Realizou-se no dia 10 de novembro, a palestra "Desafios da Hotelaria", no auditório 2 do prédio de Direito, localizado no Campus Coração Eucarístico. A mesa redonda contou com a participação de Luciana Salgado (a esquerda), William Silva (no centro) e Mariana Brantes (a direita). No começo o professor William, como moderador da mesa, pediu para que cada uma apresentasse seu ponto de vista sobre a hotelaria hoje e os possíveis avanços da área.
A primeira a falar foi a Turismóloga formada na 1° turma pela PUC Minas e Gerente Comercial da Rede Hotéis Arco, Mariana Abrantes, que mostrou um pouco de sua formação e caminhada pelo setor, além de falar sobre a rede em que trabalha. Logo em seguida, Luciana Salgado, gerente do Hotel Mercure Life Center da rede Accor, apresentou seu ponto de vista e também falou dos hotéis da rede onde trabalha. Cada uma teve cerca de 20 minutos para falar neste primeiro momento.
Em sequência, William Silva expôs sua opinião e abriu a sessão de perguntas do público, que durou cerca de 20 minutos. Após responder as perguntas, foram sorteados brindes de cada um dos hotéis, além de alguns disponibilizados pelo próprio cerimonial do evento.

Capítulo 9 - A AVALIAÇÃO DO EVENTO

“Um evento só termina com a venda do próximo”

Neste capítulo a autora aborda a importância de alguns tópicos ligados ao pós-evento como: Check List dos objetivos alcançados, Check List da organização e Avaliação dos visitantes Também destaca que organizadores competentes, se comprometem em apresentar todos os resultados do evento aos patrocinadores. Resultados estes, extraídos através das estratégias de pós-evento. Depois da realização de um evento é muito importante que seja feito um levantamento de tudo que foi alcançado. Ele respondeu às expectativas de patrocinadores? De organizadores? Dos visitantes? A partir desse feedback uma análise deve ser promovida, tendo em vista futuros eventos. Outro aspecto importante é lembrar-se de que o patrocinador precisa saber se o investimento que ele fez, teve o retorno esperado. Um recurso usado para receber essa resposta do público (consumidor) é a realização de um quiz na saída do evento, perguntando qual a impressão que eles tiveram dos patrocinadores.

Em resumo: "O patrocinador merece toda a atenção no pós-evento" e " A credibilidade de uma empresa de eventos esta ligada, dentre outras coisas, à sua capacidade de responder aos investidores, especialmente no pós-evento"

segunda-feira, 10 de novembro de 2008

Capítulo 8

Comunicação e venda do projeto

Essa é uma fase difícil em que o grande desafio é a recusa do projeto e a concorrência. Assim a venda se dá através de várias fases e a dificuldade na conclusão do projeto poder ser decorrente de falhas em uma das fases.

Fase 1

O promotor e o patrocinador do evento representam a organização e assim temos uma transação Business-to-Business ( B2B) onde as dificuldades encontradas diferem da venda ao consumidor. Assim temos: ciclo de vendas longo, que envolvem vários executivos de diferentes áreas e tornando-se assim o processo burocrático. Exigência de vendas pessoais, em equipe e transposição de barreiras, que são anteparos com os quais os altos executivos se protegem.

A primeira fase consiste no agendamento de uma visita e pode ser uma tarefa um tanto quanto difícil. E nesse contato e preciso saber o que falar e quando falar o que pode definir uma venda. Pode se fazer esse contato através do telefone e antemão preparar o discurso, não perder o foco, sempre visando o objetivo final, ser direto e objetivo, mostrar firmeza e autoconfiança, ser sério e simpático. Desse modo temos:

Apresentação pessoal:
O vendedor deve-se apresentar como uma pessoa importante dizendo seu nome e o nome da organização com um tom de firme. A pessoa que atende deve entender que o vendedor é reconhecido e assim, o promotor nunca deve permitir uma resposta negativa sem direito a contra-ataque, dando a entender que há uma urgência no contato. Nunca se deve envolver demais o atende ao assunto e desse modo, a conversa deve subentender que o assunto é de interesse do comprador do projeto e com certa urgência.
Ao transpor a barreira da secretária, o patrocinador deve se utilizar do seu network, que consiste no bom relacionamento com outras empresas.
O vendedor deve obter informações sobre seu contato target através da internet, entre outras publicações. É importante lembrar que existem níveis de network diferentes, como primário e secundário. O primeiro consiste no contato direto entre todas as empresas e o segundo consiste em contato entre várias organizações, sendo que nem todas têm contatos em comum. Desse modo é importante verificar os contatos existentes para fazer uma ponte com o contato target.

Fase 2 – primeira reunião

Nessa fase o promotor encontra com o contato target e deve ser breve e direto para não resultar em uma entrevista negativa. Assim destaquemos os seguintes pontos:

a) Empatia: os 30 primeiros segundos são essenciais para que o vendedor conquiste o prospect (empresa com a qual o promotor tem contato) através de uma conversa descontraída contribuindo assim para uma venda de sucesso.
b) Conhecimento: o vendedor deve usar todo seu conhecimento sobre o mercado e o negocio do prospect.
c) Abordagem consultiva: coloque-se no lugar do comprador ouvindo o e discutindo sobre suas angústias, necessidades e preocupações.
d) Motivação: é necessário identificar quais são as motivações do contato: segurança, inovação, dinheiro, empatia, status.

Fase 3 – A apresentação do projeto

Quando o vendedor se sente à vontade ele deve apresentar o projeto. Momento que pode ocorrer na primeira reunião ou não. Deve-se levar em consideração:

1- Tempo de apresentação: depende de fatores como: forma utilizada, número de pessoas presentes, nível hierárquico e evolução da apresentação, considerando-se assim o tempo médio de 15 minutos.
2- Infra-estrutura tecnológica: o vendedor deve estar munido de equipamentos modernos e abusar de imagens, tabelas e dados quantitativos que justifiquem o evento, além de evitar textos que não sejam estratégicos.
3- Cópias da apresentação: para que os participantes façam uma análise, deve-se deixar uma cópia da apresentação. Essas cópias devem ser coloridas e os números disponíveis devem ser superiores ao público presente para que se atenda a todos.
4- Customização real: deve explicitar-se na apresentação que essa foi desenvolvida para a empresa.

Fase 4 - A negociação

Nessa fase o promotor enfrentará uma série de perguntas sobre o projeto e o seu valor. Assim há duas formas possíveis de objeção:

1) Negativa firme e decidida: as objeções são fortes e fechadas demonstrando um possível fracasso.
2) Questionamento e negativas abertas: quando o cliente efetua perguntas e levanta dúvidas ou objeções “flexíveis”, está demonstrando interesse, mas ainda há algo a resolver. É quando a negociação começa. Assim ao receber um “não”, deve-se questionar o porquê ao invés de argumentar; focar nas objeções mais simples de resolver ; deve-se levar em consideração a opinião e os medos do contato target antes que se parta para a contra argumentação.

Fase 5: não é aconselhável contar com os recursos que ainda não estejam materializados e somente o contrato concretiza a venda do projeto.

Fase 6: essa é a fase de concretização do evento com foco na satisfação do cliente e reuniões com questionários aplicados aos patrocinadores.

Capítulo 7

Desenvolvimento de um plano de ataque:

A primeira fase do desenho do plano de ataque é o estudo dos suspects, que consiste em conhecer o perfil das empresas, seus objetivos de marketing, suas estratégias de eventos e o seu orçamento destinado a eventos. E desse modo saber quem o vendedor abordará dentro da estrutura do marketing através do conhecimento do processo decisório de cada organização.
A autora Maria Cecília diz que para quem acha que vender um projeto é tarefa complexa, comprá-lo pode ser tão ou ainda mais difícil. Entender o processo decisório para se vender um evento é também uma tarefa um tanto quanto dura e envolve as seguintes perguntas:
Que papel cada pessoa da empresa representa?
Qual o fluxo de decisão?
Quando elas decidem?
Para que o projeto obtenha sucesso é necessário identificar as pessoas corretas envolvidas nele e isso resulta no sucesso da venda do evento. Assim nós temos:

Decisor final: normalmente são pessoas responsáveis pelo orçamento da área de eventos, marketing, comunicação.

Influenciador: pessoas que têm poder de fazer acontecer dentro da organização e são sempre procuradas quando há uma decisão eminente.

Consultor: pessoas de fora da empresa que podem ser consultadas sobre vantagens e desvantagens do projeto.
Executores: pessoas responsáveis pelo evento e sinalizam pontos fortes e fracos do projeto.
Para localizar todos esses agentes pode ser uma tarefa longa e dessa forma muitas empresas pecam em deixar esse ponto fundamental de lado e podem colocar a perder todo o projeto.

Fluxo de decisão:

Os papéis descritos podem ser desenvolvidos por uma única pessoa, de maneira formal ou não, ou um grupo responsável pela decisão final.
O projeto pode entrar na empresa através de um promotor ou através de pesquisas que estejam alinhados aos seus objetivos de marketing. Sendo que o primeiro se torna mais comum devido à grande concorrência do mercado.
Em caso de um projeto de eventos culturais ou sociais que envolvam a utilização das leis de incentivo fiscal, o fluxo deve prever uma etapa a mais, referente a analise jurídica do projeto, desenvolvida pelo departamento jurídico e financeiro da organização. Quando não há um departamento jurídico a organização pode recorrer a um advogado. Alguns fatores são decisivos numa segunda fase da análise:

Tradição do promotor do evento.
Participação de outros patrocinadores.
Cláusulas do contrato.
Resultado de edições anteriores.

Ao pesquisar um projeto a organização deve considerar as principais fontes:

Equipes de vendas: os vendedores da empresa são excelentes fontes de pesquisa por estarem diretamente envolvidos com o lado externo da organização.
Prestadores de serviços: para se pesquisar os melhores projetos, deve se considerar as agencias de comunicação, propaganda, assessoria de imprensa e de captação de recursos para patrocínio.
Mídia: os principais eventos contam com uma estratégia de divulgação na mídia através de revistas, jornais e websites.
Promotores tradicionais de eventos: deve-se contatá-los para verificar novas idéias e propor projetos futuros.
Inteligência de mercado: a empresa pode utilizar os seus recursos internos para analisar os eventos que acontecem na concorrência.
Após analise dos fatos a empresa deve elaborar uma planilha com as informações colhidas.

Para se entender o processo decisório é necessário saber qual a melhor época para se iniciar a negociação com os suspects. Isso depende de cada empresa. Assim devem-se considerar os seguintes fatores:
Planejamento: geralmente as empresas executam seus planejamentos nos últimos meses do ano para que, ao iniciar o próximo exercício, já estejam com todas as ações preestabelecidas. Dependendo de cada empresa esse planejamento pode ser anual, semestral ou até trimestral.
Calendário fiscal: esse calendário se difere de organização para organização e se faz necessário que o promotor do evento certifique-se que o ano fiscal do suspect analisado corresponda ao comumente empregado no Brasil.

Abordagens personalizadas:

Nesse ponto o vendedor já detém todas as informações para iniciar sua ação comercial e é preciso preparar a mensagem para que ela resulte na reunião das pessoas corretas através do contato de todas as pessoas envolvidas no processo decisório. Assim deve-se estabelecer um plano de entrada efetivo pra cada contato:

Contato-target: nome da pessoa que será contatada.
Objetivo da abordagem: lembra que para cada participante pode existir um objetivo diferente.
Forma de abordagem: para cada contato pode-se fazer uma abordagem diferente que pode ser por e-mail, telefone, correspondência ou visita pessoal.
Mensagem: deve ser criada a partir do suspect e não sob a óptica do vendedor julgar qual evento seja o melhor do mercado.
Plano de conversa: ainda que de maneira informal é necessário que se planeje a conversa, considerando todas as possíveis respostas e dúvidas.

Campanhas personalizadas:

As campanhas devem também ser planejadas. Assim temos alguns métodos e técnicas pra utilizá-las com sucesso:
E-mail de apresentação: esse antecede o contato telefônico servindo como introdução à abordagem. Funciona como uma apresentação. E necessário que outras pessoas participem da elaboração do e-mail porque deve-se ter cuidado com as palavras usadas, com as mensagens escolhidas e com os dados nele apresentados.
Envio de material: envio de material sobre a empresa e o evento. Pode ser através de power point, etc.
Evento de lançamento: a empresa promotora pode organizar o próprio evento de lançamento do projeto: um café da manha em um hotel próximo ou na própria sede da empresa.
Telegrama: é uma forma cara, porém segura de aproximação com o decisor da empresa.
Campanha de mídia: com essa ferramenta a empresa fortalece sua imagem e a do evento, além de demonstrar a força da verba empregada no projeto.
E-mails seqüenciais: cada e-mail pode ter um objetivo diferente, mas sempre com uma lógica e informações relevantes para a empresa. Tais informações podem estar contidas no e-mail como: um novo palestrante confirmado, um novo patrocinador, peças de divulgação do evento e veiculação já realizados, entre outros.
Desse modo a organização de um evento deve estar apoiada em um conjunto, mesmo que pequeno, de ações, com cronograma estabelecido.

segunda-feira, 27 de outubro de 2008

Capítulo 6

Planejamento da venda

Para o sucesso na venda de um projeto de evento é importante ter um bom planejamento, que deve incluir três fases: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataque.

TREINAMENTO

Costumeiramente, o vendedor de um projeto de eventos, assim que obtém a lista de possíveis investidores, parte logo para a negociação. É comum também que ele desconheça aspectos fundamentais do mercado em que atua e do projeto que vai propor, além de não ter experiência como comprador, para entender a posição deste na hora da compra. Nas três situações se faz necessário que o vendedor se prepare adequadamente antes de concretizar a venda.

Experiência na aquisição de patrocínio

Quem nunca patrocinou eventos dificilmente terá sucesso na venda de um deles. É comum ver no mercado vendedores que acreditam tão fielmente na idéia do evento que se esquecem de pesquisar ou mesmo identificar os motivos pelos quais outros também apostariam nela. Essa falta de se colocar no lugar do comprador gera, na maioria dos casos, um desentendimento entre as partes.

Estudo do mercado de eventos

Conhecer o mercado de eventos é fundamental para entrar nesse ramo de negócio. Mas é também fundamental para quem se propõe apenas a vender um projeto. É preciso estudar e se atualizar constantemente sobre os números do setor, a concorrência, as formas habituais de comercialização e o processo de decisão. O entendimento aprofundado do processo de organização de um evento é necessário ao vendedor.

Estudo do projeto

Para vender bem um produto, é fundamental conhecê-lo, o que se aplica também para eventos. De nada adianta ao vendedor ter as melhores habilidades de negociação se não dominar o projeto, em todos os seus aspectos.
A obtenção de domínio total sobre o projeto do evento significa estudar e compreender os seus aspectos estratégicos e os operacionais.


ELABORAÇÃO DE MATERIAL DE APOIO

Uma vez estruturado o projeto do evento, o promotor deve proceder à elaboração de um documento que o apresente de forma profissional, abrangente, pormenorizada e, principalmente, convincente, servindo como base para iniciar a negociação com os possíveis patrocinadores.
O documento de apresentação do projeto de um evento pode ser elaborado em quatro formatos diferentes:

• impresso redigido em software próprio para texto;
• slides em PowerPoint ou outro software próprio para apresentações;
• folheto elaborado em papel especial e com impressão gráfica;
• revista própria para divulgação do evento.

A escolha entre um desses formatos dependerá dos objetivos estabelecidos para arrecadação de verba e do tipo de evento. Como regra feral, quanto mais alto for o valor total esperado de arrecadação, mas arrojada e sofisticada deve ser a apresentação.
O documento deve conter os seguintes itens:

• Apresentação institucional da empresa promotora
• Conceito do evento
• Dados que justificam o evento
• Público-alvo e perfil dos convidados
• Formato do evento
• Cotas de patrocínio, benefícios e valores
• Outras informações que fazem toda a diferença

Apresentação institucional da empresa promotora

Nesse item, devem ser apresentadas, em poucos parágrafos, a empresa e sua história. Caso seja recente, seus fundadores podem recorrer aos próprios históricos profissionais para justificar a abertura do negócio.
Por meio dessa breve apresentação institucional, a empresa deve demonstrar que está apta a executar o evento proposto de forma primorosa. Para tanto, o primeiro passo é evidenciar que tem experiência bem-sucedida com esse tipo de projeto.

Conceito do evento

Após apresentação da empresa e de sua história, é necessário definir o conceito principal do evento, definido quando da estruturação do projeto. Devem ser utilizados quatro parágrafos contendo:

• Tema central.
• Missão.
• Objetivo principal do evento.
• Objetivos secundários.
• Público-alvo.

Dados que justificam o evento

Os mesmos dados que serviram de apoio ao promotor do evento no processo de geração, seleção e teste de idéias podem ser apresentados aos patrocinadores para comprovar a relevância do evento e mostrar ter sido uma necessidade ou tendência forte de mercado que o despertou para realizá-lo.

Público-alvo e perfil dos convidados

Se no conceito do evento foi citado, de forma rápida e superficial, agora deve ser feita uma apresentação o mais pormenorizada possível do perfil e características em comum dos participantes.
No caso dos eventos corporativos, o promotor do evento pode fornecer uma lista de convidados ou mesmo dos já confirmados. Dessa lista devem constar os seguintes itens:

• Empresa: nome; segmento de atuação; porte e região-sede da matriz;
• Profissionais: nome; área da empresa; cargo e nível funcional e dados cadastrais;
• Outras informações, como resposta dada a determinada pesquisa e perfil de consumo, entre outros.

Caso não tenha uma lista definida dos convidados, o promotor pode apresentar uma lista provisória, mesmo que possa sofrer alterações.
Eventos dirigidos a pessoa física, deve-se apresentar, uma estimativa do número de público, o perfil, além da audiência prevista na mídia, o que representa o público total do evento.
Quando um evento é realizado pela segunda vez, ou após várias edições, é interessante que, na apresentação, sejam citados números, nomes de participantes importantes ou, números de audiência gerados pela edição anterior.

Formato do evento

É a partir desse momento o patrocinador, passar a ter uma visualização, mesmo que abstrata, do evento. A apresentação desse item deve ser feita de tal forma que o patrocinador se sinta “dentro do evento”. Devem constar as seguintes informações:

• Local: apresentar imagens do local, com fotos ou ilustrações, é uma forma interessante para garantir a sua melhor e mais completa visualização;


• Data: deve, assim como o local, estar impressa já na capa do documento;


• Atividades: devem ser descrias todas as ações previstas no evento, planejadas na formatação do projeto;


• Palestrantes: informações importantes como tema da palestra com tópicos do conteúdo, histórico do palestrante e o motivo pelo qual ele foi escolhido devem ser inclusas.


• Programa: o possível patrocinador deve ser capaz, ao término da leitura do documento, de identificar o que ocorrerá a cada instante, desde o início até o término do evento.

Cotas de patrocínio, benefícios e valores

O documento deve apresentar, de forma pormenorizada, o resultado do planejamento no que se refere às cotas, aos valores e aos benefícios. Devem constar da apresentação os seguintes itens relacionados às cotas de patrocínio:

1. Benefícios oferecidos: os benefícios devem ser descritos de forma clara e abrangente. É importante salientar que as informações devem ser realmente essenciais aos objetivos dos patrocinadores. É preferível poucos e efetivos benefícios a muitos, porém pouco representativos.

2. Número de cotas, valor de investimento e condições de pagamento: uma vez divulgados o valor, os níveis e o número de cotas do patrocínio, eles não mais podem sofrer alterações, sob nenhuma hipótese, até o final das negociações entre o promotor do evento e os possíveis patrocinadores.

3. Condições de pagamento: as condições de pagamento do valor de patrocínio mais comumente empregadas no setor de eventos são:
a. Parcelado, com reserva antecipada.
b. Pagamento à vista, com desconto.
c. Duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento.
d. Parcelado, conforme negociação dos prazos.

4. Construção de uma proposta única de valor: o melhor projeto é aquele desenvolvido especialmente para cada cliente, desde que com parâmetros predefinidos que limitem custos e garantam os objetivos do promotor do evento. Algumas das exigências desse tipo de proposta são:
a. Capacidade de ouvir.
b. Flexibilidade.
c. Criatividade.
d. Estrutura financeira.
e. Planejamento comercial.

Outras informações que fazem toda a diferença

Os itens anteriores apresentam informações necessárias para compor um documento completo de apresentação do projeto. Entretanto, outras informações podem fazer a diferença na negociação como:

• Participantes confirmados: à medida que o número de participantes cresce, ou que o perfil dos confirmados se aproxima mais das expectativas do patrocinador, aumentam as chances de ele optar pelo investimento. Importante ressaltar que está se tornando habitual patrocinadores exigirem a inclusão, em contrato, de cláusulas de garantia da presença de determinado público no evento.
  
• Patrocinadores confirmados: divulgar os patrocinadores que já fecharam acordo com a empresa promotora do evento pode ser bastante benéfico e às vezes até imprescindível para a negociação com outros, desde que se atendam a alguns cuidados:
  a. Perfis semelhantes.
  b. Empresas concorrentes.
  c. Empresas parceiras.

Caso a empresa ainda não tenha fechado nenhum patrocínio, pode recorrer à divulgação dos nomes pretendidos e dos em fase de fechamento, ou ainda os patrocinadores de edições anteriores, desde que tenham ficado satisfeitos com sua participação.

domingo, 26 de outubro de 2008

Capítulo 5

Previsão dos resultados da arrecadação de recursos

De posse de informações como valor total do evento, objetivo do número de investidores, target de investidores e níveis de cotas de patrocínio, é possível construir cenários diferentes na formatação do pacote de patrocínio e simular resultados de cada um.
Para isso, torna-se necessária a construção de um funil de prospecção contendo as diferentes fases da venda de um projeto de evento e depois se efetua o cálculo de cada uma dessas etapas.

Fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto

• Suspects. São os potenciais investidores.


• Prospects. São os potenciais investidores contatados.


• Leads. São os potenciais investidores interessados.


• Leads qualificados. São os potenciais investidores prontos a receber uma proposta.


• Oportunidades. Proposta emitida ao decisor do projeto.


• Vendas. Contrato assinado.

O conjunto das fases que o promotor deverá ir seguindo, colocado na forma de funil, consiste no chamado funil de prospecção. Esse conjunto constitui o ciclo de vendas, e cada uma delas tem duração diferente, variando de empresa para empresa, de produto para produto e de setor para setor.
Os funis podem apresentar variações em diferentes casos. Nesse contexto, a amplitude do funil indica a eficácia do promotor de eventos em transformar suspects em clientes patrocinadores do evento. Quanto mais estreito o funil, mais eficaz o promotor.

Cálculo dos números de cada uma das fases do funil de prospecção
Para efetuar o cálculo de suspects necessários para atingir os resultados, o promotor deve:
1. ter estabelecidos os níveis de cotas e o valor médico de cada uma;
2. estimar o percentual de sucesso para cada etapa do funil.

A construção de cenários de cotas de patrocínio e simulação de resultados
Trabalhando com as três variáveis que interferem no resultado da comercialização de um projeto de evento – níveis de cotas, valor e número de patrocinadores para cada nível –, é possível o promotor do evento construir cenários e simular os resultados que possivelmente alcançará nesse processo.
Ao construir os cenários e realizar as simulações, é necessário que o promotor tome algumas precauções, como:
1. Considerar os benefícios constantes de cada nível para respeitar a regra custo-benefício.
2. Verificar se há universo de patrocinadores – target suficiente para os cenários analisados.
3. Tomar cuidado para não criar um “carnaval” de marcas.
4. Tomar cuidado para não criar dependência de um único patrocinador.
5. Simular também cenários com um, dois ou mais de três níveis.

quinta-feira, 16 de outubro de 2008

quarta-feira, 15 de outubro de 2008

Comemoração - 10 Anos do Curso de Turismo / PUC MINAS

terça-feira, 14 de outubro de 2008

Planilha de Gastos

Descrição, Detalhamento e Valores

Infra-estrutura
Local, mesas, fogões, equipamento de som e iluminação
R$ 10.000,00

Música
Clube do Choro de Belo Horizonte, Grupo de Seresta
R$ 2.000,00

Decoração
Flores, arranjos, decoração de palco, toalhas de mesa
R$ 5.000,00

Coffee break
Para patrocinadores, apoiadores e equipe
R$ 1.000,00

Divulgação
Panfletos, folders e propaganda de rádio
R$ 5.000,00

Buffet (200 pessoas)
Comida mineira
R$ 3.000,00

Outros
Copos, pratos talheres, crachás,
R$ 1.000,00



Total = R$ 37.000,00

domingo, 12 de outubro de 2008

Patrocinios e Apoios para o Evento Comida de Vô

Vim aqui para divulgar os nossos possivéis patrocinadores e apoiadores do nosso fabuloso evento da terceira idade " Festival Comida de Vô".



Possivéis Patrocinadores: Coca-cola e Vilma Alimentos

Possivéis Apoiadores: Sesc, Banco Bradesco, Clube do Choro, Rede Minas, Forno de Minas


Em breve outras informações e noticias sobre o evento "Festival comida de Vó".


Maiores informações: eventualize2008@gmail.com

segunda-feira, 6 de outubro de 2008

Capítulo 4

Identificação, Seleção e Priorização de proventores

de recursos para a realização de eventos

Neste capítulo serão discutidas: a identificação do universo de possíveis patrocinadores, a seleção desse universo, a priorização das empresas dentro desse grupo e a prevsão dos resultados da arrecadação de recursos.

MODALIDADE DE OBTENÇÃO DE RECURSOS PARA O FINANCIAMENTO DE EVENTOS

Uma das principais consequências da modificações ocorridas no setor de eventos foi a maior dificuldade na obtenção de recursos para colocar em prática as idéias dos seus promotores que vêem-se às voltas com o problema de fazer as melhores escolhas. As verbas, por mais generosas que sejam, serão sempre limitadas, portanto eles têm que empregá-las muito bem, conforme os objetivos pretendidos.
Há no mercado diversas fontes de obtenção de recursos, a decisão por uma ou mais delas dempederá das características da empresa (tipo, porte etc.), do objetivo da empresa e das características do evento. Essas diferentes modalidades são definidas a seguir.

Patrocínio - É a transferência de recursos financeiros de um patrocinador para um promotor para a realização de um evento. Essa modalidade envolve necessariamente investimento financeiro por parte do patrocinador. É preciso entender quais são as vantagens e desvantagens de se arrecadar verba de terceiros para se decidir pela busca.

Vantagens:

• Vantagem financeira;
• Alavancar a imagem do evento e do promotor;
• Alavancar os resultados com a participação de parceiros.

Desvantagens:

• Efeito sombra;
• Dependência;
• "Carnaval de marcas";
• "Amigo-concorrente".

Patrocínio com uso de leis de incentivo fiscal - É um tipo de patrocínio baseado na troca de recursos de patrocínio por abatimentos nos impostos da empresa utilizando-se das leis de incentivo fiscal. A remuneração e a forma de trabalho de uma empresa captadora de recursos variam caso a caso, evento a evento. O pagamento é efetuado após o término da arrecadação, o que dá garantias de que somente será pago o percentual referente ao que se arrecadou.

Co-patrocínio - Ocorre quando duas empresas compartilham uma cota de patrocínio de evento promovido e organizado por um terceiro.

Parceria - É a junção de esforços e recursos complementares de duas ou mais empresas.

Apoio - É a disponibilização de recursos próprios, não-financeiros, porém necessários ao evento. O apoio é normalmente empregado nas seguintes atividades:

• Divulgação do evento;
• Promoção do evento;
• Administração da venda de ingressos;
• Transportes;
• Pacote de viagense hospedagem;
• Infra-estrutura;
• Produção.

Venda de ingressos/convites - É a obtenção de recursos por meio da venda de ingressos aos convidados do evento. Quando há venda de ingressos, é comum não haver patrocinadores, já que esse tipo de negociação não é bem aceito por eles.

IDENTIFICAÇÃO DO UNIVERSO DE POSSÍVEIS PATROCINADORES

Antes de partir para a identificação de possíveis patrocinadores, o promotor deve ter em mente os objetivos de sua empresa para a arrecadação dos recursos e o número-alvo de patrocinadores.

Objetivos da empresa: as empresas buscam recursos com diferentes propósitos.

Número-alvo de patrocinadores: não existe fórmula para se chegar à configuração ideal, mas é possível estabelecer limites mínimos e máximos que norteiam o promotor nessa decisão.

Identificação de segmentos

Da lista de segmentos-alvo devem, então, constar as seguintes categorias:

• Segmentos diretamente relacionados ao conteúdo do evento;
• Segmentos indiretamente relacionados a uma ou mais características relacionados ao conteúdo do evento;
• Parceiros.

Relação de empresas-alvo

Após listar os segmentos direta e indiretamente envolvidos no tema do evento e os parceiros de negócios da empresa, o promotor deve preparar uma relação de todas as empresas constantes em cada um desses segmentos. No caso de busca por apoio onde não há investimentos diretos envolvidos e sim serviços oferecidos, o promotor do evento deve primeiramente identificar os segmentos relacionados e, em seguida, as possíveis instituições apoiadoras.

Identificação do potencial de arrecadação dos segmentos-alvo

O potencial de investimento dos segmentos-alvo é feito de acordo com a experiência do promotor e também deve ser baseada em pesquisas em fontes internas e externas à empresa.

SELEÇÃO DO UNIVERSO DE POSSÍVEIS PATROCINADORES

Uma vez arrolados os segmentos e listadas as empresas que compõem cada um deles, é preciso selecionar as que serão contadas comercialmente. Para essa seleção, considerem os seguintes aspectos:

• Perfil das empresas;
• Objetivos de marketing;
• Estratégias de eventos;
• Orçamento destinado a eventos.

Perfil da Empresa

O tipo de informação necessária para compor o perfil dos suspects varia de acordo com o tipo de evento e o objetivo do promotor com esse estudo. As informações próprias do perfil de uma empresa refere-se a: nome, endereço, telefone, website, faturamento anual, segmento, principais executivos, produtos e serviços, descrição do negócio, concorrentes, clientes, fornecedores e distribuidores. Além disso, deve-se saber a razão de cada informação coletada e o uso que será dado a ela. É preciso, portanto, que os objetivos estejam claros e que cada informação obtida tenha um sentido dentro deles.

Objetivos de Marketing

As empresas optam por patrocinar eventos que estejam diretamente relacionados aos seus objetivos e planos de marketing. O promotor do evento tem acesso aos objetivos de seus clientes por três motivos:

1. Parceria;
2. Desenvolvimento de um evento;
3. Seleção de target.

As possibilidades dos objetivos de marketing são inúmeras. Para simplificar, a autora os dividiu em três categorias:

• Crescimento;
• Aquisição;
• Consolidação.

A identificação de um deles, ou mais importante para o cliente, já é suficiente para que o promotor avalie a compatibilidade de seu projeto com os objetivos estratégicos de marketing da empresa.

Análise dos componentes do plano de marketing

Ao analisar a viabilidade do projeto, outro aspecto deve ser considerado pelo promotor de eventos, que é a forma de alocação dos recursos e orçamento dos suspects. Identificar a forma de distribuição é um dado necessário para entender a importância histórica que cada elemento do plano de marketing tem para cada suspect e o papel dos eventos nesse mix. Para essa distribuição, será analisado o objetivo principal com cada atividade, que pode ser de:

• Exposição da marca;
• Relacionamento;
• Vendas.

Modelo de negócio

Nas empresas que vendem produtos e serviços para outras - chamado de B2B (Business-to-Business) - os investimentos em exposição da marca são, normalmente, menores que os de relacionamento. Já no mercado de bens de consumo - ou B2C (Business-to-Consumer) - ocorre o contrário. É bem possível que o responsável pelo marketing da empresa suspect ou a pessoa pesquisada não consigam relatar o objetivo seguindo a divisão proposta neste livro.

Estratégia de eventos

Há empresas que historicamente investem em eventos sempre com as mesmas características, e outras que não têm histórico anterior de participação em eventos. Mostrar conhecimento sobre esse assunto, empresa a empresa, confere ao vendedor do projeto um diferencial no mercado.

Compilação de dados

A compilação dos dados deve levar em consideração apenas os aspectos importantes para sua análise e, de maneira geral, pode-se dizer que eles estão relacionados aos seguintes itens:

• Volume: O número de eventos que a empresa realiza ou de que participa;
• Sazonalidade: Observar os meses em que a empresa concentra sua participação em eventos e analisar o volume de investimento nesses períodos;
• Forma de participação: Algumas priorizam os eventos próprios, já as outras preferem patrocinar eventos de terceiros;
• Objetivo principal: Empresas que almejam a aquisição de novosclientes tendem a optar, entre outras, por açoes de vendas;
• Tipo de evento: O tipo de evento da preferência da empresa pode ser base para uma oferta de seu perfil.

Análise dos resultados

De acordo com as análises realizadas, seria possível concluir que tipo de proposta a empresa estaria aberta a ouvir, além da data mais indicada para sua realização.

Orçamento destinado a eventos

O orçamento da área de marketing é definido pelas empresas após o estabelecimento de seus objetivos, estratégias e planos de ação. Existem várias formas de estabelecer esse valor, ele varia conforme o modelo de negócios da empresa. Após a definição do orçamento, os responsáveis pela área distribuirão os investimentos entre as atividades, incluindo os eventos. Quando o orçamento de eventos é definido. pode ser dividido entre os três objetivos expostos anteriormente: exposição da marca, relacionamento e vendas.

PRIORIZAÇÃO DAS EMPRESAS DENTRO DO UNIVERSO DE POSSÍVEIS PATROCINADORES

Após a realização das pesquisas apontadas anteriormente, é possível ao promotor selecionar as empresas-target que serão abordadas comercialmente , com prioridade. Sugere-se que seja utilizada uma ferramenta de apoio à priorização que considere dois as pectos:

1. As empresas com maior propensão a investir no patrocínio;
2. as empresas que mais interessem ao promotor.

Ferramenta de priorização do universo

Existem, na literatura especializada em marketing, várias metodologias para priorizar targets. A seguir é apresentada uma possível ferramenta de apoio à priorização, cuja aplicação é simples e eficaz, mas é aplicada apenas para modalidades de arrecadação de verba.

Critérios utilizados

Para aplicar a metodologia, é preciso entender quais os critérios de classificação e a régua de pontuação para eles. Para cada critério será atribuída uma potuação, que pode variar de 1 a 10 (sempre 1 como o menor valor e 10 como o maior).

1. Valor da imagem: Quão importante é ter esse patrocinador para a imagem do evento?
2. Relacionamento: Qual é o grau de relacionamento da empresa promotora com aquele possível patrocinador?
3. Potencial de investimento: Qual o potencial financeiro que esse patrocinador tem para investir em eventos?
4. Histórico de investimento: Esse suspect tem histórico favorável de investimento nesse tipo de eventos?
5. Alinhamento do evento: Quão bem o evento está alinhado com os produtos e serviços do suspect?

Aplicação

Em planilha de cálculo, deve-se listar as empresas do segmento e anotar o valor das notas atribuídas a cada critério. Com a fórmula aplicada, o promotor obterá, ao final, o número total de pontos para cada empresa e, assim, a sua posição no ranking de potenciais patrocinadores por segmento.

Definição e divulgação das must win

Quando se define o universo das empresas potenciais, há sempre aquelas, em número bastante restrito, que são de maior interesse do promotor do evento. São comumente denominadas must win. É preciso, então, que se divulgue essa lista a todos os envolvidos na organização e na venda do evento para que possam das atendimento prioritário.

quinta-feira, 2 de outubro de 2008

Capitulo 3

Benefícios aos Patrocinadores e Cotas de Patrocínio

E aqui começa mais um capítulo deste Livro de Eventos.
Listar todas as possibilidades de benefícios é essencial para que o promotor possa definir cotas de patrocínio e seus valores e elaborar as propostas comerciais para venda dessas cotas.

Seleção dos Benefícios Oferecidos aos Patrocinadores

Os benefícios oferecidos aos patrocinadores devem, estar relacionados a um ou mais dos três objetivos principais possíveis do evento: Exposição da marca, Relacionamento e Venda.

Exposição da Marca

Agora serão apresentados exemplos de benefícios que pode ser oferecidos para a geração de exposição da marca:
a) Divulgação da mídia: É preciso determinar uma grade de veículos na mídia para divulgar o evento. Oferecer benefícios de participação em anúncios. Os patrocinadores com maior participação financeira recebem maior espaço nos anúncios de divulgação do evento.
b) Assessoria de Imprensa: Fazem parte da estratégia de assessoria de imprensa e devem constar dos benefícios oferecidos a menção e o agradecimento aos patrocinadores por parte dos promotores, organizadores, proprietário do espaço, atores, produtores, diretores ou qualquer pessoa porta-voz do evento durante entrevistas em televisão, radio ou mídia impressa.
c) Peças de divulgação: As possibilidades de divulgação de um evento são inumeras e variam de acordo com a verba disponível e o interesse do promotor em difundir o evento ou a um publico mais restrito ou, entretanto, de forma aberta ao publico em geral. Existem outras formas de divulgação que permitem uma exposição mais restrita, dependendo dos objetivos de cada patrocinador. Essas formas são: e-mails que são normalmente utilizados em campanhas de e-mail marketing, o website, folders, convites impressos e apresentações em PowerPoint.
d) Merchandising: Onde reside a maior incidência de problemas na seleção dos benefícios do patrocínio. Muitos promotores se apóiam exclusivamente nessa ação para justificar a participação de patrocinadores em seus eventos. Citam a quantidade de banners a serem expostos no local e a quantidade de folhetos a serem entregues aos visitantes, entre varias outras possibilidades.
As possibilidades de merchandising durante o evento são inumeras, dependendo da capacidade de inovar de seus promotores. Para citar algumas:
d.1. Inserção da logomarca em material de sinalização do evento.
d.2. Distribuição de material promocional da empresa durante o evento.
d.3. Entrega ou sorteio de brindes.
d.4. Divulgação de vídeo.
d.5. Menção do patrocinador.
e) Patrocínio do translado: Os benefícios dessa cota são inúmeros e, portanto, o promotor poderá tratá-la como uma cota exclusiva, com valor separado das demais.
f) Patrocínio do Keynote speaker: Patrocínio com exclusividade, o principal palestrante, comumente denominado entre os executivos da área de eventos Keynote speaker, garante aos promotores a verba necessária para custear sua contratação.

Palestras durante o evento

Alguns cuidados devem ser tomados no momento em que esse benefício é oferecido aos patrocinadores:
A ordem das palestras seguira um critério preestabelecido e bem divulgado a todos;
O conteúdo das palestras será analisado pelo promotor do evento visando á padronização visual, a duração e as características que identifiquem sua relação direta e clara com o tema principal do evento;
A duração de uma palestra efetuada por patrocinadores não deve ultrapassar 30 minutos, salvo raras exceções.
Os recursos necessários as apresentações devem ser informados com antecedência para que os organizadores do evento tenham tempo suficiente para solicitá-los ao local ou, se necessário, alugá-los.
Os palestrantes das empresas patrocinadoras devem ser escolhidos de acordo com critérios que considerem a notoriedade no assunto, o nível hierárquico e o domínio da platéia.
Outras dicas importantes e mais informações a respeito de como organizar palestras de forma eficiente e produtiva são descritas no livro desta autora intitulado Organização de Eventos: Teoria e Pratica.

Estande ou espaço exclusivo

O promotor do evento deve apresentar um layout do pavilhão de exposições e permitir, sempre com um critério justo e preestabelecido, que o patrocinador escolha o local de seu estande.

Ações sociais e de entretenimento

a) Atividades esportivas;
b) Almoços, jantares, Coffe Break ou coquetéis;
c) Salas de relaxamento ou beleza;
d) Shows;
e) Cursos de aperfeiçoamento pessoal;
f) Sala de internet;

Estratégia pré e pós-evento

As ações pós-evento, apesar do nome, devem ter inicio antes do evento, continuar durante sua execução e se perpetuar após seu término.
O apoio as ações pós-venda pode ser padronizado e oferecido a todos os patrocinadores de uma mesma forma ou customizado de acordo com o interesse particular de cada um.

a) Mais que um RSVP.
Pesquisas de perfil;
Pesquisas específicas para o evento;
Pesquisa de lembrança da marca;
Pesquisa de conteúdo;

b) Contato pré-evento.
Envio de material promocional do patrocinador antecipando o que será apresentado e mencionando o interesse, já pesquisado, do convidado sobre determinado assunto.
Reforço do convite;
Envio de brindes;
Pesquisa de conteúdo;

c) Mailing dos participantes.
d) Envio de material.
e) Pós-evento

Pode-se, portanto, promover um encontro pré-agendado ou uma seqüência de encontros para:
►dar continuidade a discussão de um tema não se tenha esgotado durante o evento;
►oferecer treinamentos específicos para grupos de uma área ou função;
►discutir e buscar caminhos e soluções para os problemas levantados durante o evento, que podem estar ou não relacionados ao tem principal do evento;
►manter hábitos comuns de consumo, como, por exemplo, fumar charutos e degustar vinhos;
►promover competições ou torneios esportivos entre times montados durante o evento;
►manter interesses culturais comuns, incluindo a visita a museus, teatros e salas de cinema e outros;
►oferecer visitação a empresa patrocinadora, caso um grupo especifico tenha tido a oportunidade de relacionar-se com ela durante o evento.
f) Administração do mailing e das ações:
Todas as ações pré e pós-evento anteriormente citadas dependem de estrutura e de bom planejamento.

Avaliação do evento

Não somente para facilitar a negociação do patrocínio, como também para que o próprio promotor do evento possa entender os pontos fortes e fracos que servirão de base para melhorias nas próximas edições.

Calculo do valor do evento

Identificar o custo do evento

O promotor ou organizador deve levantar todos os custos envolvidos no evento. Conhecer esses custos, mesmo que em um primeiro momento apenas estimados.
Para cobrir os custos não previstos ou de menor valor, mas que sempre escapam do levantamento inicial, pode-se considerar os 40% a 20% restantes.
A soma do custo levantado (CL) com os custos não previstos, total este denominado CFE (Custo Final Estimado), passa, a partir desse momento, a ser considerado o orçamento do evento, não podendo, em nenhum caso, ser ultrapassado.
A fórmula a seguir traz o Custo Final Estimado (CFE) do evento, considerando essa regra.

Custo Final Estimado (CFE) do evento = Custo Levantado (CL)
0,8*

*0,8 representa uma estimativa de 80% do CFE destinado ao Custo Levantado (CL) e 20% aos custos não previstos ou de menor valor.


Calcular o valor do evento
Fase baixa concorrência (Fase I)

Fase I: Preço = Montagem + Custo
Nesse momento, tem-se o custo item fixo e a margem como item variável.

Fase de alta concorrência (Fase II)

Fase II: Margem = Preço – Custo
Nesse modo, tem-se o preço como item fixo e o custo como item variável.

Fase da busca pela vantagem competitiva (Fase III)

A diferenciação pode ocorrer de diversas formas: no segmento do evento, nos serviços prestados, no atendimento e até na imagem da empresa promotora do evento.
Diferenciação no segmento.
Diferenciação nos serviços.
Diferenciação no atendimento.
Diferenciação na imagem.

Conclusão

É interessante notar que, ao chegar a esse estagio de evolução, o promotor poderá recorrer à mesma formula utilizada na Fase I para obter o preço do evento, ou seja, um modelo próximo ao da baixa concorrência.

Fase III: Preço = Montagem + Custo
Nesse modelo, a empresa consegue, desde que com os custos controlados, definir o preço, de acordo com as margens pretendidas.

Decisões sobre níveis de cotas de patrocínio

Cotas de patrocínio são parcelas predefinidas da parte total do valor do evento que cabem a cada patrocinador. Níveis de cotas é uma forma de diferenciação das cotas de patrocínio por meio de conjunto de benefícios próprio para cada nível.
Existem três possibilidades de divisão do valor total do evento em cotas de patrocínio, analisadas a seguir:
►Um único patrocinador
►Mais de um patrocinador, com cotas de valores e benefícios similares
►Mais de um patrocinador, com cotas e valores diferenciados

Para que o promotor posso se decidir por uma das configurações citadas, ele devera, portanto, responder a algumas perguntas como:

►O valor do evento é suficientemente alto para se ter mais de um patrocinador?
►A opção por apenas um patrocinador irá prejudicar seus objetivos de exposição de marca?
►Há um numero de empresas, dentro do target, suficiente para preencher as cotas de mesmo valor? Será necessário incluir cotas de menor valor para garantir maior numero de patrocinadores?
►Os benefícios são suficientes para atrair quantos patrocinadores?
►As possibilidades de exposição da marca, venda ou relacionamento podem sofrer distinções claramente justificáveis e percebidas pelos patrocinadores de diferentes níveis?
►O target de patrocinadores é composto por empresas de diferentes portes, considerando cada um dos segmentos-target?

sexta-feira, 26 de setembro de 2008

Capítulo 2

Estruturação da idéia de um evento em projeto

A idéia do evento é apenas o ponto de partida para o promotor. De posse dela, ele terá necessidade de proceder à sua estruturação, mas muitos deles costumam fracassar por falta de planejamento.

DETERMINAÇÃO DO CONCEITO DO EVENTO

O conceito do evento é o resultado da definição de três itens: tema central, missão e objetivos, que serão abordados a seguir.

Tema Central

O tema central é, na maioria das vezes, o próprio título do evento ou, ainda, sua descrição mais elaborada, cujo o título é atraente. A escolha do título deve ser feita, portanto, com muito cuidado, já que ele tem relação direta com a probabilidade de sucesso da venda do evento e da sua execução. Eventos que têm periocidade anual, geralmente matêm um título fixo e criar temas centrais variados, de acordo com cada edição. Quanto mais segmentado for o evento, maior será a probabilidade de se obter sucesso.

Missão

Todo evento tem sua razão de existir. Ela tem de ser duradoura, não-perecível no decorrer do tempo. Deve ser capaz de traduzir, em poucas palavras ou em um parágrafo, o principal conceito do evento, seu propósito e a sua contribuição para o mercado. Pode ocorrer textos que no lugar da missão, descrevam ojetivos do evento. Importante ressaltar que a missão atua como guia "invisível".

Objetivos

Definir objetivos significa saber o que se pretende de resultados quantitativos e qualitativos, sendo preciso identificar os objetivos do evento também para os patrocinadores.

Objetivo principal

O promotor do evento deve descrever o objetivo principal do evento, deixando claro se o evento tem como principal propósito:

• o relacionamento;
• a divulgação da marca;
• a execução de neg[ocios e vendas.

Objetivos secundários

Além do objetivo principal - que se relaciona diretamente com as estratégias e os planos de marketing do universo de patrocinadores, é essencial que sejam descritos todos os objetivos ou razões pelos quais os patrocinadores devem investir.

IDENTIFICAÇÃO DO PÚBLICO-ALVO E DO PERFIL DOS CONVIDADOS

Definir o público-alvo significa decidir quais empresas ou pessoas, quais segmentos, regiões geográficas e perfis serão convidados a participar do evento. A primeira decisão que o promotor do evento deve tomar refe-se, portanto, ao público: pessoas físicas e jurídicas. O ideal é selecionar apenas um desses públicos para o promotor manter o foco do evento por meio de: (a) uma única estratégia de comunicação e divulgação; (b) um formato único do evento; (c) uma única estratégia de arrecadação de verba; (d) um único sistema de avaliação do evento. O público-alvo de um evento corporativo costuma ser mais específico e mais restrito do que o de eventos para consumidores. Sua definição é composta dos segintes itens:

• expectativa e objetivo do número de empresas participantes;
• segmentação das empresas convidadas, utilizando-se de um ou mais dos critérios: região geográfica, faturamento e tamanho, área de atuação e perfil de consumo, entre outros;
• expectaiva e objetivo do número de profissionais participantes;
• segmentação dos profissionais convidados, utilizando-se de um ou mais dos segintes critérios: cargo ocupado, área funcional, nível de decisão, nível de relacionamento com o promotor do evento, perfil de consumo e participação em estudos e pesquisas organizados pelo promotor do evento ou por outra instituição, entre outros.

A definição de público-alvo de um evento direcionado a pessoas físicas é composta dos seguintes itens:

• expectativa e objetivo do número de participantes;
• segmentação dos convidados segundo um ou mais dos seguintes critérios: região geográfica, idade, sexo, nível social, receita familiar, ocupação, nível educacional, religião, raça, nacionalidade, classe social, estilo de vida e perfil de consumo, entre outros;
• expectativa de audiência durante todo o período de divulgação e transmissão do eventos.

ESCOLHA DO FORMATO DO EVENTO

O formato do evento é composto pelos seguintes itens:

• data;
• local;
• atividades;
• programa.

Escolha da data

É preciso lembrar que o evento envolve três diferentes categorias de pessoas - convidados, patrocinadores e promotores -, devendo, portanto, atender a todos. Para selecionar a data adequada, as seguintes etapas devem ser seguidas:

1. Pesquisar datas comemorativas
2. Pesquisar eventos concorrentes
3. Considerar dias da semana apropriados: as terças e quintas-feiras são os dias em que é possível reunir um número mais expressivo de participantes.
4. Considerar datas de fechamento de vendas: quando o evento é corporativo, devem ser evitados os primeiros e últimos dias do mês.
5. Sazonalidade

Definição do local

Na escolha do local do evento, o promotor deve considerar questões como:

1. O local tem a "cara" do evento?
2. O local tem a infra-estrutura necessária?
3. O local condiz com o orçamento disponível?

Atividades

As atividades devem variar de acordo com o objetivo do evento. As atividades mais comumente empregadas são:

• Palestras: o promotor pode contratar um ou mais palestrantes para realizar apresentações no desenrolar do evento. O palestrante precisa estar a par das informações essenciais à condução de sua palestra para que ela seja coerente com o restante do conteúdo do evento.
• Reuniões: garantir reu niões privadas com pessoas do interesse do patrocinador significa ganhar muitos pontos no projeto.
• Ações sociais, culturais e de entretenimento: ações sociais e de entretenimento incluem:

1. Atividades esportivas;
2. Almoços, jantares, coffee breaks, coquetéis e outros;
3. Salas de relaxamento ou beleza;
4. Shows;
5. Cursos de aperfeiçoamento pessoal;
6. Sala de Internet;
7. Visitação exclusiva.

• Estandes para exposição e vendas: o estande pode desempenhar papéis diferentes, de acordo com o objetivo do evento. O promotor pode escolher entre três possibilidades, no que se refere ao tamanho do espaço:

1. Estandes padronizados;
2. Estandes customizados, com estrutura construída pelo organizador do evento;
3. Estandes customizados com estrutura definida e implementada sob responsabilidade do patrocinador.
   

Programa

Com base nas atividades do evento, é preciso definir o programa geral com horários, durações e conteúdo, o qual deve ser elaborado cuidadosamente e divulgado nos mínimos pormenores, pelo menos para as pessoas envolvidas.

• dias de duração;
• horários de início e término;
• horários de início e término de cada palestra e atividade;
• palestrantes e pequeno histórico de cada um deles;
• resumo de cada palestra com tópicos-chave;
• sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra, inclusive mapa de acesso;
• horários e locais das refeições;
• atividades paralelas como passeios, atividades esportivas, excursões, dias livres etc.

sexta-feira, 19 de setembro de 2008

BH apresenta: Dona Flor e Seus Dois Maridos

“Dona Flor e Seus Dois Maridos” sai pela primeira vez das telas e estantes para o teatro. A obra do escritor baiano Jorge Amado tem sua versão teatral assinada por Pedro Vasconcelos e seu elenco é comporto pelos astros Carol Castro, Marcelo Faria e Duda Ribeiro além de mais 13 atores.
A adaptação conta a história de Dona Flor (Carol Castro), que após sofrer com a morte de seu marido Vadinho
(Marcelo Faria) em pleno carnaval, se casa com Teodoro Madureira (Duda Ribeiro) - farmacêutico respeitado e amante da música clássica. Contrário a seu falecido marido (boêmio de carteirinha), Teodoro é caseiro, zeloso e fiel (e um tanto entediante). Um dia o fantasma de Vadinho aparece para realizar as fantasias de Dona Flor. Seduzida pelo fantasma de Vadinho, ela vive um triângulo amoroso.
Fazem parte de seu elenco principal Carol Castro (Bang Bang, O Profeta, Beleza Pura), Marcelo Faria (Uga Uga, Celebridade, Beleza Pura) e Duda Ribeiro (Amazônia, Sitio do Picapau Amarelo); além de grande elenco composto por Ana Paula Bouzas, Marcello Gonçalves, Elvira Helena, Carlos André Faria, Carolina Freitas, Cristiano Queiroz, Daniely Stenzel, Lisieux Maia, Luana Xavier, Marco Bravo, Ewe Pamplona, Michelle Martins e Fábio Nascimento.

Com produção da Art BHZ, o espetáculo “Dona Flor e seus dois maridos” se apresentará em Belo Horizonte nos dias 13 e 14, no Palácio das Artes.

Local: Palácio das Artes – Av. Afonso Pena, 1537
Horário (s): dia 13/09 às 18h e 21h, e dia 14/09 às 18h
Ingressos: a partir de R$20,00
Duração: 1h50min
Classificação etária: 16 anos
Informações: (31) 3236-7400

Descrição
Os maiores artistas brasileiros e nomes famosos do meio artístico internacional consagraram o Grande Teatro do Palácio das Artes como uma das mais avançadas casas de espetáculos da América Latina. Dispondo de recursos cênicos e acústicos de elevado padrão técnico para a montagem de óperas, peças teatrais, espetáculos de dança, concertos de orquestra e shows de música popular, o Grande Teatro é o mais versátil e melhor equipado espaço para apresentações culturais de Minas.

Fonte: http://www.artbhz.com.br/index.php?option=com_eventlist&view=details&id=50:dona-flor-e-seus-dois-maridos&Itemid=59

sábado, 13 de setembro de 2008

Programa - "Festival Comida de Vó"

- Abertura com um grupo de chorinho
- Apresentação das concorrentes e dos jurados
- Palestra (a ser definida)
- Degustação de pratos salgados
- Degustação de pratos doces
- Show de samba de raiz (Enquanto isso, o público vota no melhor prato de cada variedade e, logo depois, os jurados fazer a contagem dos votos. Valerá 1 ponto o voto do público)
- Sorteio de brindes para o público e votação dos jurados
- Divulgação das vencedoras e premiação
- Show de encerramento (Seresta)

* Os horários ainda serão definidos. Este programa está sujeito a algumas alterações.

terça-feira, 9 de setembro de 2008

Novidades!!!! - "Festival Comida de Vó"

Depois de conversas, debates e algumas discussões... Aí estão algumas mudanças para o "Festival Comida de Vó":

Novo local: SESC
Participantes: Projeto da Terceira Idade (SESC)
Público-alvo: Familiares, Amigos, Pessoas do bem.

Caro Visitante,

A partir de hoje Eventualize promoverá uma discussão acerca da criação, elaboração e captação de recursos para eventos, tendo por base o livro escrito por Maria Cecília Giacaglia intitulado EVENTOS.
Você é nosso convidado. Escreva aqui seus comentários, idéias, críticas etc...

Título do Livro: EVENTOS - Como criar, estruturar e captar recursos

Introdução

A autora destaca aqui o crescimento do setor de eventos nos últimos cinqüenta anos e como este tem se dado de forma rápida e até certo ponto descontrolada. Os eventos têm crescido em volume, mas infelizmente têm deixado a desejar em qualidade. Essa falta de controle de qualidade; de organização; pra não dizer de profissionalismo, desencadeou um processo de seleção natural. O mercado, principalmente de patrocinadores e investidores, passou a pressionar a melhoria desses eventos, adotando uma série de pré-requisitos a serem perseguidos pelos criadores dos mesmos.

Nos parágrafos seguintes a autora desmembra todo o processo de execução de um evento bem sucedido. Geração, seleção e teste de idéias para eventos, Estruturação da idéia de um evento em projeto, Benefícios dos patrocinadores e cotas de patrocino, são alguns dos pontos que a autora discorrerá ao longo do livro. Ela também propõe uma série de perguntas como: “A idéia tem um diferencial próprio e único?”, “Sei porque cada patrocinador ir interessar-se pelo meu projeto?”, “Foi desenvolvida uma proposta objetiva e eficaz?”, que ajudarão os organizadores na: formação da idéia, estruturação e venda do evento.

Capítulo 1

Na transição da introdução para o capítulo um a autora sugere aos leitores que criem um evento real ou fictício, para a aplicação dos conceitos no livro apresentados. Aconselha que iniciemos com um “brainstorm”, conhecido no Brasil como tempestade de idéias, e que posteriormente nos entreguemos ao processo de filtragem dessas. Também destaca como é perigoso avançar nas primeiras propostas, bem como concluir a base de criação dos eventos apressadamente.
A consolidação de fundamentos é parte essencial do sucesso de um evento. Essa consolidação se dá a partir da observação do que tem acontecido no mercado, da auto-análise de idéias, da leitura de diversos materiais com respeito ao evento proposto, networking, dentre outras coisas.
Os eventos têm sua origem em fontes internas e/ou externas às organizações (empresas, promotoras de eventos; etc...)
*Fontes internas: equipe de vendas, equipe de suporte e atendimento, caixas de sugestões, pesquisas internas e estrutura interna de pesquisa.
*Fontes externas: Clientes, parceiros e fornecedores, concorrência, outros eventos, outras fontes.

O que me chamou a atenção acerca das fontes internas e externas foram as porcentagens extraídas de uma pesquisa apresentada por Kotler e Armstrong em 2003. Nela é destacado que 45% de novas idéias para alterações de produtos partem de fontes internas (funcionários) e que 28% das idéias vêem de fontes externas (clientes). Isto nos mostra que uma enorme fatia do mercado de criação é ditada pelo público, seja ele parte ou não das organizações. O feedback humano através das pesquisas de mercado sobrepõe fortemente criações isoladas e inovações tecnológicas.
Ela finaliza o primeiro capítulo com um quadro para o teste das idéias, que é basicamente: quanto maior a demanda e a competência interna, maior será a sua chance de sucesso; quanto menor a demanda e a competência interna menor será sua chance de sucesso. Há também uma série de perguntas no fim deste capítulo que o ajudarão a testar se sua idéia é inovadora ou não. Essas só comprando o livro pra ver.

Fico por aqui, um abraço Davi.

sexta-feira, 5 de setembro de 2008

Jazz Festival Brasil 2008

Durante o mês de setembro, sete cidades brasileiras vão se render ao compasso e ao swing do jazz. A sexta edição do Jazz Festival Brasil traz para Belo Horizonte, Rio de Janeiro, São Paulo, Brasília, Aracaju, Recife e Belém nomes consagrados do gênero para uma série de shows. Em BH, o evento acontece entre no dia 4 de setembro, no Restaurante Ilustríssimo e nos dias 5 e 6, no Grande Teatro do Palácio das Artes com uma programação afinadíssima, dedicada ao jazz clássico das décadas de 20 a 50. Pela primeira vez no Brasil, apresentam-se o trompetista Leroy Jones - que acompanhou Harry Connick Jr. em várias turnês mundiais - e, no Brasil, vem com a banda New Orleans Helsinki Connection, e a canadense David Braid Sextet, que vai revisitar o repertório da Count Basie Orchestra, uma das mais importantes big bands da história do Jazz. Dos Estados Unidos, vêm a Judy Carmichael Septet, comandada pela pianista californiana que dá nome ao grupo, uma das principais intérpretes dos estilos stride e swing e embaixatriz do Jazz Festival Brasil no exterior.Diretamente da Suécia, a Guinhild Carling and Band recebe no palco o guitarrista americano Chris Flory, que já tocou com nomes como Randy Sandke e a própria Judy Carmichael, numa performance que flerta com o blues. A Irakli and the Louis Ambassadors, da França, vai prestar um tributo ao trompetista Louis Armstrong. Serviço: - Jazz Festival Brasil 2008- Evento: Jazz Festival Brasil- Data: 5 e 6 de setembro- Horário: sexta-feira e sábado, às 21 horas- Dia 5 de setembro - David Braid Sextet (Canadá) e Irakli and the Louis Ambassadors (França)- Dia 6 de setembro - Gunhild Carling and Band (Suécia) convida Chris Flory (EUA) e Leroy Jones, com New Orleans Helsinki Connection (New Orleans/Helsinki) convida Tricia BoutéLocais: - Grande Teatro do Palácio das Artes (Av. Afonso Pena, 1537 R11; Centro)- Restaurante Ilustríssimo- Preço: R$ 60,00 (inteira) e R$ 21,00 (meia entrada*). Desconto de 30% para assinantes do Jornal Estado de Minas, na compra em até 02 ingressos, mediante apresentação da carteira de sócio. Balcão de Informações: (31) 3236-7400Classificação etária: Livre.
Data:
04/09/2008 à 06/09/2008
Horário:
Sexta-feira e sábado, às 21 horas.
Local:
Grande Teatro do Palácio das Artes
Info venda:
(31) 3236-7400.
Preço:
R$ 60,00 (inteira) e R$ 21,00 (meia entrada*). Desconto de 30% para assinantes do Jornal Estado de Minas, na compra em até 02 ingressos, mediante apresentação da carteira de sócio.

Fonte: http://www.agendabh.com.br/baladas_detalhes.php?CodEve=1036

"Festival Comida de Vó" - Mais informações

Endereço: Expominas - Av Amazonas, 6030- Gameleira, Belo Horizonte - MG
Data: 26/07/2009 (domingo)
Horário: de 11 horas às 19 horas
Ingresso: a ser divulgado
Perfil do evento: Para ir com os amigos e a família
Público: Crianças, Arrumadinhos, Jovens, Descontraídos, Trintões, Quarentões, Melhor idade.

quinta-feira, 4 de setembro de 2008

Circo de Pulgas

Foto: divulgação

Já em cartaz, o espetáculo Circo de Pulgas conta a história do mundo das raves. Um mundo, por alguns, contestado e, por outros, pouco entendido. Por isso, a Cia. Caixa de Fósforos dedicou dois anos ao estudo aprofundado deste ambiente. Este movimento leva milhões de pessoas, do mundo inteiro, a se interagirem ao som da música eletrônica, em lugares isolados das grandes cidades.

A peça apresenta ideais modernos e um tema inovador, além de exigir a interatividade do público com o qual o objetivo é entreter, ao som de músicas psicodélicas, uma narrativa instigante e um cenário dinâmico.

A trilha sonora foi feita pelo produtor musical Matheus Antunes. A base que envolve o espetáculo foi extraída do grupo mundialmente conhecido Infected Mushroom. Até o dia 14 de setembro, os interessados podem acompanhar Circo de Pulgas no Espaço Cultural Ambiente.

Local: Espaço Cultural Ambiente (Rua Grão Pará, 185 - Santa Efigênia)
Preço(s): R$ 15,00.
Data(s): 29 de agosto a 14 de setembro de 2008.
Horário(s): sexta e sábado, 21h; domingo 19h

"Festival Comida de Vó"

- Missão: Resgatar o modo diferenciado de cozinhar das avós e a própria culinária mineira, buscando-se transmitir o sabor da infância e ou do passado ao público. Dessa forma, vem-se promover uma experiência única, voltada para a valorização da verdadeira comida caseira, preparada de modo até mesmo artesanal.

- Objetivo Geral: Promover uma competição, na qual as avós irão produzir seus melhores pratos com ingredientes da culinária mineira, enfocando o fato das vencedoras serem escolhidas pelo voto do público, o qual degustará os pratos, dispostos em estandes.

- Objetivos específicos: Valorizar a culinária mineira e seus ingredientes; Resgatar o sabor da boa comida caseira e seu modo de preparo; Enfatizar a importância das avós tanto no que se refere a experiência de vida, quanto à maneira artesanal que detêm de preparar seus maravilhosos pratos; Proporcionar ao público uma sensação de infância, de passado e lar através da comida preparada pelas avós.

Propõe-se realizar este evento em um bairro a ser definido na região Centro-sul de Belo Horizonte devido a facilidade de acesso ao local. Quanto ao público-alvo, é sugerido que, por ser um evento familiar, não tenha um público definido e a data será no dia dos avós, dia 26 de julho.

domingo, 31 de agosto de 2008