Capitulo 3
Benefícios aos Patrocinadores e Cotas de Patrocínio
E aqui começa mais um capítulo deste Livro de Eventos.
Listar todas as possibilidades de benefícios é essencial para que o promotor possa definir cotas de patrocínio e seus valores e elaborar as propostas comerciais para venda dessas cotas.
Seleção dos Benefícios Oferecidos aos Patrocinadores
Os benefícios oferecidos aos patrocinadores devem, estar relacionados a um ou mais dos três objetivos principais possíveis do evento: Exposição da marca, Relacionamento e Venda.
Exposição da Marca
Agora serão apresentados exemplos de benefícios que pode ser oferecidos para a geração de exposição da marca:
a) Divulgação da mídia: É preciso determinar uma grade de veículos na mídia para divulgar o evento. Oferecer benefícios de participação em anúncios. Os patrocinadores com maior participação financeira recebem maior espaço nos anúncios de divulgação do evento.
b) Assessoria de Imprensa: Fazem parte da estratégia de assessoria de imprensa e devem constar dos benefícios oferecidos a menção e o agradecimento aos patrocinadores por parte dos promotores, organizadores, proprietário do espaço, atores, produtores, diretores ou qualquer pessoa porta-voz do evento durante entrevistas em televisão, radio ou mídia impressa.
c) Peças de divulgação: As possibilidades de divulgação de um evento são inumeras e variam de acordo com a verba disponível e o interesse do promotor em difundir o evento ou a um publico mais restrito ou, entretanto, de forma aberta ao publico em geral. Existem outras formas de divulgação que permitem uma exposição mais restrita, dependendo dos objetivos de cada patrocinador. Essas formas são: e-mails que são normalmente utilizados em campanhas de e-mail marketing, o website, folders, convites impressos e apresentações em PowerPoint.
d) Merchandising: Onde reside a maior incidência de problemas na seleção dos benefícios do patrocínio. Muitos promotores se apóiam exclusivamente nessa ação para justificar a participação de patrocinadores em seus eventos. Citam a quantidade de banners a serem expostos no local e a quantidade de folhetos a serem entregues aos visitantes, entre varias outras possibilidades.
As possibilidades de merchandising durante o evento são inumeras, dependendo da capacidade de inovar de seus promotores. Para citar algumas:
d.1. Inserção da logomarca em material de sinalização do evento.
d.2. Distribuição de material promocional da empresa durante o evento.
d.3. Entrega ou sorteio de brindes.
d.4. Divulgação de vídeo.
d.5. Menção do patrocinador.
e) Patrocínio do translado: Os benefícios dessa cota são inúmeros e, portanto, o promotor poderá tratá-la como uma cota exclusiva, com valor separado das demais.
f) Patrocínio do Keynote speaker: Patrocínio com exclusividade, o principal palestrante, comumente denominado entre os executivos da área de eventos Keynote speaker, garante aos promotores a verba necessária para custear sua contratação.
Palestras durante o evento
Alguns cuidados devem ser tomados no momento em que esse benefício é oferecido aos patrocinadores:
A ordem das palestras seguira um critério preestabelecido e bem divulgado a todos;
O conteúdo das palestras será analisado pelo promotor do evento visando á padronização visual, a duração e as características que identifiquem sua relação direta e clara com o tema principal do evento;
A duração de uma palestra efetuada por patrocinadores não deve ultrapassar 30 minutos, salvo raras exceções.
Os recursos necessários as apresentações devem ser informados com antecedência para que os organizadores do evento tenham tempo suficiente para solicitá-los ao local ou, se necessário, alugá-los.
Os palestrantes das empresas patrocinadoras devem ser escolhidos de acordo com critérios que considerem a notoriedade no assunto, o nível hierárquico e o domínio da platéia.
Outras dicas importantes e mais informações a respeito de como organizar palestras de forma eficiente e produtiva são descritas no livro desta autora intitulado Organização de Eventos: Teoria e Pratica.
Estande ou espaço exclusivo
O promotor do evento deve apresentar um layout do pavilhão de exposições e permitir, sempre com um critério justo e preestabelecido, que o patrocinador escolha o local de seu estande.
Ações sociais e de entretenimento
a) Atividades esportivas;
b) Almoços, jantares, Coffe Break ou coquetéis;
c) Salas de relaxamento ou beleza;
d) Shows;
e) Cursos de aperfeiçoamento pessoal;
f) Sala de internet;
Estratégia pré e pós-evento
As ações pós-evento, apesar do nome, devem ter inicio antes do evento, continuar durante sua execução e se perpetuar após seu término.
O apoio as ações pós-venda pode ser padronizado e oferecido a todos os patrocinadores de uma mesma forma ou customizado de acordo com o interesse particular de cada um.
a) Mais que um RSVP.
Pesquisas de perfil;
Pesquisas específicas para o evento;
Pesquisa de lembrança da marca;
Pesquisa de conteúdo;
b) Contato pré-evento.
Envio de material promocional do patrocinador antecipando o que será apresentado e mencionando o interesse, já pesquisado, do convidado sobre determinado assunto.
Reforço do convite;
Envio de brindes;
Pesquisa de conteúdo;
c) Mailing dos participantes.
d) Envio de material.
e) Pós-evento
Pode-se, portanto, promover um encontro pré-agendado ou uma seqüência de encontros para:
►dar continuidade a discussão de um tema não se tenha esgotado durante o evento;
►oferecer treinamentos específicos para grupos de uma área ou função;
►discutir e buscar caminhos e soluções para os problemas levantados durante o evento, que podem estar ou não relacionados ao tem principal do evento;
►manter hábitos comuns de consumo, como, por exemplo, fumar charutos e degustar vinhos;
►promover competições ou torneios esportivos entre times montados durante o evento;
►manter interesses culturais comuns, incluindo a visita a museus, teatros e salas de cinema e outros;
►oferecer visitação a empresa patrocinadora, caso um grupo especifico tenha tido a oportunidade de relacionar-se com ela durante o evento.
f) Administração do mailing e das ações:
Todas as ações pré e pós-evento anteriormente citadas dependem de estrutura e de bom planejamento.
Avaliação do evento
Não somente para facilitar a negociação do patrocínio, como também para que o próprio promotor do evento possa entender os pontos fortes e fracos que servirão de base para melhorias nas próximas edições.
Calculo do valor do evento
Identificar o custo do evento
O promotor ou organizador deve levantar todos os custos envolvidos no evento. Conhecer esses custos, mesmo que em um primeiro momento apenas estimados.
Para cobrir os custos não previstos ou de menor valor, mas que sempre escapam do levantamento inicial, pode-se considerar os 40% a 20% restantes.
A soma do custo levantado (CL) com os custos não previstos, total este denominado CFE (Custo Final Estimado), passa, a partir desse momento, a ser considerado o orçamento do evento, não podendo, em nenhum caso, ser ultrapassado.
A fórmula a seguir traz o Custo Final Estimado (CFE) do evento, considerando essa regra.
Custo Final Estimado (CFE) do evento = Custo Levantado (CL)
0,8*
*0,8 representa uma estimativa de 80% do CFE destinado ao Custo Levantado (CL) e 20% aos custos não previstos ou de menor valor.
Calcular o valor do evento
Fase baixa concorrência (Fase I)
Fase I: Preço = Montagem + Custo
Nesse momento, tem-se o custo item fixo e a margem como item variável.
Fase de alta concorrência (Fase II)
Fase II: Margem = Preço – Custo
Nesse modo, tem-se o preço como item fixo e o custo como item variável.
Fase da busca pela vantagem competitiva (Fase III)
A diferenciação pode ocorrer de diversas formas: no segmento do evento, nos serviços prestados, no atendimento e até na imagem da empresa promotora do evento.
Diferenciação no segmento.
Diferenciação nos serviços.
Diferenciação no atendimento.
Diferenciação na imagem.
Conclusão
É interessante notar que, ao chegar a esse estagio de evolução, o promotor poderá recorrer à mesma formula utilizada na Fase I para obter o preço do evento, ou seja, um modelo próximo ao da baixa concorrência.
Fase III: Preço = Montagem + Custo
Nesse modelo, a empresa consegue, desde que com os custos controlados, definir o preço, de acordo com as margens pretendidas.
Decisões sobre níveis de cotas de patrocínio
Cotas de patrocínio são parcelas predefinidas da parte total do valor do evento que cabem a cada patrocinador. Níveis de cotas é uma forma de diferenciação das cotas de patrocínio por meio de conjunto de benefícios próprio para cada nível.
Existem três possibilidades de divisão do valor total do evento em cotas de patrocínio, analisadas a seguir:
►Um único patrocinador
►Mais de um patrocinador, com cotas de valores e benefícios similares
►Mais de um patrocinador, com cotas e valores diferenciados
Para que o promotor posso se decidir por uma das configurações citadas, ele devera, portanto, responder a algumas perguntas como:
►O valor do evento é suficientemente alto para se ter mais de um patrocinador?
►A opção por apenas um patrocinador irá prejudicar seus objetivos de exposição de marca?
►Há um numero de empresas, dentro do target, suficiente para preencher as cotas de mesmo valor? Será necessário incluir cotas de menor valor para garantir maior numero de patrocinadores?
►Os benefícios são suficientes para atrair quantos patrocinadores?
►As possibilidades de exposição da marca, venda ou relacionamento podem sofrer distinções claramente justificáveis e percebidas pelos patrocinadores de diferentes níveis?
►O target de patrocinadores é composto por empresas de diferentes portes, considerando cada um dos segmentos-target?
