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Capítulo 2

Estruturação da idéia de um evento em projeto

A idéia do evento é apenas o ponto de partida para o promotor. De posse dela, ele terá necessidade de proceder à sua estruturação, mas muitos deles costumam fracassar por falta de planejamento.

DETERMINAÇÃO DO CONCEITO DO EVENTO

O conceito do evento é o resultado da definição de três itens: tema central, missão e objetivos, que serão abordados a seguir.

Tema Central

O tema central é, na maioria das vezes, o próprio título do evento ou, ainda, sua descrição mais elaborada, cujo o título é atraente. A escolha do título deve ser feita, portanto, com muito cuidado, já que ele tem relação direta com a probabilidade de sucesso da venda do evento e da sua execução. Eventos que têm periocidade anual, geralmente matêm um título fixo e criar temas centrais variados, de acordo com cada edição. Quanto mais segmentado for o evento, maior será a probabilidade de se obter sucesso.

Missão

Todo evento tem sua razão de existir. Ela tem de ser duradoura, não-perecível no decorrer do tempo. Deve ser capaz de traduzir, em poucas palavras ou em um parágrafo, o principal conceito do evento, seu propósito e a sua contribuição para o mercado. Pode ocorrer textos que no lugar da missão, descrevam ojetivos do evento. Importante ressaltar que a missão atua como guia "invisível".

Objetivos

Definir objetivos significa saber o que se pretende de resultados quantitativos e qualitativos, sendo preciso identificar os objetivos do evento também para os patrocinadores.

Objetivo principal

O promotor do evento deve descrever o objetivo principal do evento, deixando claro se o evento tem como principal propósito:

• o relacionamento;
• a divulgação da marca;
• a execução de neg[ocios e vendas.

Objetivos secundários

Além do objetivo principal - que se relaciona diretamente com as estratégias e os planos de marketing do universo de patrocinadores, é essencial que sejam descritos todos os objetivos ou razões pelos quais os patrocinadores devem investir.

IDENTIFICAÇÃO DO PÚBLICO-ALVO E DO PERFIL DOS CONVIDADOS

Definir o público-alvo significa decidir quais empresas ou pessoas, quais segmentos, regiões geográficas e perfis serão convidados a participar do evento. A primeira decisão que o promotor do evento deve tomar refe-se, portanto, ao público: pessoas físicas e jurídicas. O ideal é selecionar apenas um desses públicos para o promotor manter o foco do evento por meio de: (a) uma única estratégia de comunicação e divulgação; (b) um formato único do evento; (c) uma única estratégia de arrecadação de verba; (d) um único sistema de avaliação do evento. O público-alvo de um evento corporativo costuma ser mais específico e mais restrito do que o de eventos para consumidores. Sua definição é composta dos segintes itens:

• expectativa e objetivo do número de empresas participantes;
• segmentação das empresas convidadas, utilizando-se de um ou mais dos critérios: região geográfica, faturamento e tamanho, área de atuação e perfil de consumo, entre outros;
• expectaiva e objetivo do número de profissionais participantes;
• segmentação dos profissionais convidados, utilizando-se de um ou mais dos segintes critérios: cargo ocupado, área funcional, nível de decisão, nível de relacionamento com o promotor do evento, perfil de consumo e participação em estudos e pesquisas organizados pelo promotor do evento ou por outra instituição, entre outros.

A definição de público-alvo de um evento direcionado a pessoas físicas é composta dos seguintes itens:

• expectativa e objetivo do número de participantes;
• segmentação dos convidados segundo um ou mais dos seguintes critérios: região geográfica, idade, sexo, nível social, receita familiar, ocupação, nível educacional, religião, raça, nacionalidade, classe social, estilo de vida e perfil de consumo, entre outros;
• expectativa de audiência durante todo o período de divulgação e transmissão do eventos.

ESCOLHA DO FORMATO DO EVENTO

O formato do evento é composto pelos seguintes itens:

• data;
• local;
• atividades;
• programa.

Escolha da data

É preciso lembrar que o evento envolve três diferentes categorias de pessoas - convidados, patrocinadores e promotores -, devendo, portanto, atender a todos. Para selecionar a data adequada, as seguintes etapas devem ser seguidas:

1. Pesquisar datas comemorativas
2. Pesquisar eventos concorrentes
3. Considerar dias da semana apropriados: as terças e quintas-feiras são os dias em que é possível reunir um número mais expressivo de participantes.
4. Considerar datas de fechamento de vendas: quando o evento é corporativo, devem ser evitados os primeiros e últimos dias do mês.
5. Sazonalidade

Definição do local

Na escolha do local do evento, o promotor deve considerar questões como:

1. O local tem a "cara" do evento?
2. O local tem a infra-estrutura necessária?
3. O local condiz com o orçamento disponível?

Atividades

As atividades devem variar de acordo com o objetivo do evento. As atividades mais comumente empregadas são:

• Palestras: o promotor pode contratar um ou mais palestrantes para realizar apresentações no desenrolar do evento. O palestrante precisa estar a par das informações essenciais à condução de sua palestra para que ela seja coerente com o restante do conteúdo do evento.
• Reuniões: garantir reu niões privadas com pessoas do interesse do patrocinador significa ganhar muitos pontos no projeto.
• Ações sociais, culturais e de entretenimento: ações sociais e de entretenimento incluem:

1. Atividades esportivas;
2. Almoços, jantares, coffee breaks, coquetéis e outros;
3. Salas de relaxamento ou beleza;
4. Shows;
5. Cursos de aperfeiçoamento pessoal;
6. Sala de Internet;
7. Visitação exclusiva.

• Estandes para exposição e vendas: o estande pode desempenhar papéis diferentes, de acordo com o objetivo do evento. O promotor pode escolher entre três possibilidades, no que se refere ao tamanho do espaço:

1. Estandes padronizados;
2. Estandes customizados, com estrutura construída pelo organizador do evento;
3. Estandes customizados com estrutura definida e implementada sob responsabilidade do patrocinador.
   

Programa

Com base nas atividades do evento, é preciso definir o programa geral com horários, durações e conteúdo, o qual deve ser elaborado cuidadosamente e divulgado nos mínimos pormenores, pelo menos para as pessoas envolvidas.

• dias de duração;
• horários de início e término;
• horários de início e término de cada palestra e atividade;
• palestrantes e pequeno histórico de cada um deles;
• resumo de cada palestra com tópicos-chave;
• sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra, inclusive mapa de acesso;
• horários e locais das refeições;
• atividades paralelas como passeios, atividades esportivas, excursões, dias livres etc.

sexta-feira, 19 de setembro de 2008